Einleitende Informationen – Datenschutz

Einleitende Informationen – Datenschutz

Was ist GDPR?

• Die allgemeine Verordnung zum Schutz personenbezogener Daten (engl. General Data Protection Regulation oder DSGVO) ist eine neue Verordnung der Europäischen Union zum Schutz natürlicher Personen, also der Kunden, bei der Verarbeitung personenbezogener Daten (nachfolgend „DSGVO“ oder "Verordnung“ genannt).

Welche Rechte gibt Ihnen DSGVO als Kunden?

• Einer der größten Vorteile der Verordnung ist die Stärkung von Rechten der natürlichen Personen oder sog. betroffenen Personen. Diese Rechte sind insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Recht auf Vergessenwerden, Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und nicht zuletzt das Widerspruchsrecht.

Was sind die Gründe für das Löschen Ihrer personenbezogenen Daten? 

• Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
• Die betroffene Person widerruft ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung stützte, und es fehlt an einer anderweiten Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
• Die betroffene Person legt Widerspruch gegen die Verarbeitung aufgrund der berechtigten Interessen des Verantwortlichen ein, z.B. die Verarbeitung zum Zweck von Direktmarketing.
• Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.

Begriffe

Betroffene Person (nachfolgend „Kunde“ genannt)

• Eine natürliche Person (einschließlich Selbstständiger), auf die sich personenbezogene Daten beziehen (z.B. potentieller, bestehender oder ehemaliger Kunde)

Personenbezogene Daten

• Alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, psychologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.

Verantwortlicher

• Gesellschaft Hotel ULRIKA, s.r.o., Ident.-Nr.: 46884645, mit Sitz in Sadová 875/16, 360 01 Karlovy Vary (nachfolgend "Gesellschaft" genannt), die über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Die Gesellschaft kann mit der Verarbeitung personenbezogener Daten einen Auftragsverarbeiter bevollmächtigen, sofern nicht durch ein anderes Gesetzt anders bestimmt wird.

Auftragsverarbeiter

• Eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen (der Gesellschaft) nach entsprechenden Rechtsvorschriften und Verordnungen verarbeitet, und dies auf der Grundlage eines Vertrags über die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten

• Ein Ziel (Geschäftsaktivität oder ein anderer gesetzlicher Zweck), für das die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der betroffenen Person erforderlich oder zweckmäßig ist.

Kategorien der Verarbeitung personenbezogener Daten

• Kategorien personenbezogener Daten und Auflistung typischer personenbezogener Daten der betroffenen Person, verarbeitet für bestimmte Zwecke.

Cookies

• Elektronische Daten, die vom WWW-Server an den Browser gesendet werden, der sie anschließend im Computer des Besuchers (Kunden) speichert. Bei wiederholten Besuchen werden diese Informationen wieder abgerufen. Cookies dienen im Allgemeinen zum Unterscheiden einzelner Benutzer, speichern Benutzereinstellung usw.

Verarbeitung personenbezogener Daten

• Jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführter Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verarbeitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

Kategorien der zu verarbeitenden personenbezogenen Daten

Die Gesellschaft und ihre Auftragsverarbeiter verarbeiten die folgenden Kategorien personenbezogener Daten in Bezug auf den jeweiligen rechtlichen Titel und den Zweck der Verarbeitung

• Identifizierungs- und Kontaktdaten des Kunden (insbesondere Name, Nachname, Titel, Wohnsitz, E-Mail-Adresse, Tel.-Nr., Personalausweisnummer, bei Ausländern die Passnummer, Nationalität oder Visum-Nummer).
  • Bei Selbstständigerwerbenden auch die Identifikationsnummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Daten über den Mehrwertsteuerzahler,
  • Bei Dienstreisen von nicht Selbstständigerwerbenden auch Angaben über die Organisation, die den Aufenthalt bestellt oder bezahlt hat.
• Angaben über den Aufenthalt und bestellte Leistungen des Kunden (insbesondere Ankunft, Ankunft- und Abreisedatum, Aufenthaltsart, Typ des bestellten Zimmers, gewählte Pakete von Kurbad- und Wellness-Leistungen, Verpflegung).
• Zahlungsdaten des Kunden (insbesondere Kontonummer, bzw. Kreditkartennummer und Transaktionscode).
• Bei Kunden, die therapeutische Wellnessleistungen nutzen:
  • Gesundheitsinformationen (insbesondere Diagnosen, Medikamente, Daten von persönlicher Anamnese und weitere wichtige Umstände bezüglich des Gesundheitszustandes, die Sie uns freiwillig mitteilen).
  • Informationen über vergangene therapeutische Aufenthalte des Kunden – Daten über geleistete Gesundheitspflege in unseren Einrichtungen.
• Kamerasystemdaten von Personen, die das Hotel betreten (Videoaufzeichnung).
• Persönliche Daten von Kunden für die Erbringung von Leistungen wie Mietwagen, Ausstellung einer Aufenthaltsbescheinigung für die Erteilung eines Visums, Aufenthaltszahlung (insbesondere Daten von Reisedokumenten, Kreditkarten, Führerscheindaten, auf Wunsch des Kunden können auch Kopien einzelner Dokumente und Zahlungskarten verarbeitet werden).
• Andere vom Kunden oder im Rahmen der Kommunikation mit dem Kunden erhaltene Daten.
• Elektronische Daten über die Besuche auf der Website der Gesellschaft (IP-Adresse, Cookies).

Quellen personenbezogener Daten 

• Die Gesellschaft erwirbt die personenbezogenen Daten insbesondere vom Kunden im Rahmen von Vorhandlungen über den Vertragsschluss (Reservierung und Registrierung der Gäste im Hotel), ggf. von Dritten (z.B. Reisebüros, Online-Portale usw.).
• Die Gesellschaft erwirbt die personenbezogenen Daten auch von der Kommunikation mit dem Kunden vor und während des Aufenthaltes, bei Nutzung von Hotel-, Therapie- und Wellnessleistungen oder von Besuchen der Website.  
• Weiterhin erwirbt die Gesellschaft personenbezogene Daten aus öffentlichen Registern von staatlichen Verwaltungsbehörden oder auf der Grundlage besonderer gesetzlicher Vorschriften.
• Die Gesellschaft informiert die Kunden immer darüber, wann die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Erbringung einer bestimmten Leistung erforderlich ist und wann dies freiwillig ist. Die Bereitstellung solcher personenbezogenen Daten wird jedoch die Kommunikation zwischen Kunden und der Gesellschaft erleichtern und die Erbringung von Leistungen erheblich vereinfachen.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten

• Die Gesellschaft verarbeitet personenbezogene Daten auf der Grundlage folgender rechtlicher Gründe (Titel):
  • Vertragserfüllung,
  • Einhaltung gesetzlicher Verpflichtung,
  • Berechtigtes Interesse der Gesellschaft,
  • Gültige Zustimmung des Kunden zur Verarbeitung personenbezogener Daten.

Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten 

Vertragserfüllung

• Die Gesellschaft verarbeitet die personenbezogenen Daten der Kunden zu Zwecken im Zusammenhang mit der Erfüllung vertraglicher Pflichten beider Vertragsparteien, insbesondere mit der Erfüllung des Vertragsverhältnisses bezüglich Ihres Aufenthaltes, also die Sicherstellung von Bestellungen und Reservierungen, der Abschluss und die Erfüllung von Verträgen über die von uns angebotene Leistungen wie Unterkunft, Verpflegung und zusammenhängende Leistungen. Und weiterhin Vertragsänderungen und – Beendigungen gemäß geltenden Rechtsvorschriften, zusammenhängende Rechnungsstellung und Bewertung der angebotenen Leistungen.
• Der Umfang der für diese Zwecke verarbeiteten personenbezogenen Daten ist durch Daten auf Registrierungs- und Reservierungsformularen und durch Daten von den von der Gesellschaft erbrachten und vom Kunden genutzten Leistungen bestimmt.  
• Standardmäßig sind dies folgende Daten: Identifizierungs- und Kontaktdaten, Daten über den Aufenthalt und bestellte Leistungen, über die Zahlung der Leistungen und des Aufenthaltes, Daten zur Bereitstellung von Premium-Leistungen. Bei therapeutischen Leistungen auch Informationen über vergangene therapeutische Aufenthalte des Kunden, über geleistete Gesundheitspflege in unseren Einrichtungen und Gesundheitsinformationen, die Sie uns selbst während Ihres Aufenthaltes mitteilen. Diese Informationen verarbeiten wir auf der Grundlage der Rechtsbeziehung zwischen Ihnen und der Gesellschaft, deren Gegenstand die Erbringung von Wellnessbehandlungen und zusammenhängenden Leistungen (Unterkunft, Verpflegung usw.) ist. Der Zweck einer solchen Verarbeitung ist die Erbringung von angeführten Leistungen. 
• Der Verarbeitungszeitraum ist durch die Aufenthaltsdauer des Kunden, Reklamationsfrist, gesetzliche Archivierungspflichten und interne Vorschriften der Gesellschaft begrenzt. 

Erfüllung der gesetzlichen Pflichten

• Die Gesellschaft verarbeitet personenbezogener Daten der Kunden zum Zweck der Erfüllung ihrer gesetzlichen Pflichten, bestimmt durch entsprechende Rechtsvorschriften, z.B. Verordnung Nr. 98/2012 Slg., über medizinische Dokumentation, Gesetz Nr. 565/1990 Slg., über Kommunalabgaben, Gesetz Nr. 326/1999 Slg., über den Aufenthalt von Ausländern auf dem Gebiet der Tschechischen Republik, und dies basierend auf Informationen, die von Kunden im gesetzlichen Rahmen zur Verfügung gestellt werden.
• Neben Auftragsverarbeitern stellt die Gesellschaft personenbezogene Daten ihrer Kunden auch staatlichen Behörden und weiteren Verwaltungen im Rahmen der Ausübung gesetzlicher Rechte und der Einhaltung gesetzlicher Pflichten zur Verfügung, und dies insbesondere für folgende Zwecke:
  • Bereitstellung personenbezogener Daten auf Ersuchen an Strafverfolgungsbehörden, Verwaltungsverfahren 
  • und für andere gesetzliche Zwecke auch an andere Dritte im Rahmen der Ausübung gesetzlicher Rechte und der Einhaltung gesetzlicher Pflichten.
• Der Umfang und der Zeitraum der Verarbeitung personenbezogener Daten sind durch allgemein geltende Rechtsvorschriften und entsprechende interne Vorschriften der Gesellschaft bestimmt.

Berechtigtes Interesse

• Ein berechtigtes Interesse als Rechtstitel der Verarbeitung personenbezogener Daten wird dort angewandt, wo legitime Interessen/Rechte des Verantwortlichen über den Interessen/Rechten der Kunden überwiegen, wobei die angemessenen Erwartungen der Kunden aufgrund ihrer Beziehung zum Verantwortlichen zu berücksichtigen sind. Es handelt sich also um Fälle, in welchen die Zustimmung zur Verarbeitung personenbezogener Daten nicht erforderlich ist.
• Es sind insbesondere folgende Zwecke:
  • Der Schutz der Grundrechte und anderer wichtiger Rechte der Gesellschaft, resultierend aus allgemein verbindlichen Rechtsvorschriften und Verträgen im Rahmen verschiedener Streitigkeiten, Prüfungen, Untersuchungen, Verfahren und in Bezug auf Vertragspartner und Dritte, und dies für einen Zeitraum, der durch allgemein verbindliche Rechtsvorschriften und entsprechende interne Vorschriften der Gesellschaft bestimmt ist.
  • Die Vermeidung eines betrügerischen Verhaltens, das der Gesellschaft bei begründetem Verdacht schadet, und dies für einen Zeitraum, der durch allgemein verbindliche Rechtsvorschriften und entsprechende interne Vorschriften der Gesellschaft bestimmt ist.
  • Das Erwirken von Forderungen während gesetzlicher Verjährungsfristen, maximal jedoch 5 Jahre.
  • Um die Vermögenswerte der Gesellschaft und die Gesundheit von Personen gegen illegale Handlungen in unserem Hotel zu schützen, haben wir ein Kamerasystem installiert. Die Kameras befinden sich nur in öffentlichen Bereichen und am Gebäudeeingang. Am Eingang befindet sich eine Information über die Verwendung des Kamerasystems. Der Verarbeitungsumfang ist eine Videoaufzeichnung. Die Aufzeichnungen werden nur im Zusammenhang mit einem festgestellten Ereignis genutzt, das wichtige Interessen der Gesellschaft beschädigt haben. Die Aufzeichnungen werden für die Dauer von 14 Tagen aufbewahrt.

Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten 

• Im Falle, dass die Gesellschaft personenbezogene Daten des Kunden für andere Zwecke verarbeitet, die den Zwecken im Artikel 6.1, 6.2 und 6.3 nicht zugeordnet werden können, kann dies nur mit freiwilliger Zustimmung des Kunden zur Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgen und stellt somit einen spezifischen Titel für den Umgang mit personenbezogenen Daten dar.
  • Dazu gehört die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zweck der Versendung von speziellen Geschäftsangeboten und Neuheiten. Zu diesem Zweck wird Ihre E-Mail-Adresse verarbeitet. Ihre Zustimmung erteilen Sie uns für die Dauer von 10 Jahren oder bis zum Widerruf der Zustimmung.
• Die Nichterteilung der Zustimmung oder Bereichseinschränkung hat keine Auswirkung auf die Erfüllung einer zuvor vereinbarten vertraglichen Vereinbarung oder auf den Abschluss einer neuen vertraglichen Verpflichtung durch die Gesellschaft. Die erteilte Zustimmung kann zum Teil oder ganz wiederrufen werden.

Art der Verarbeitung personenbezogener Daten

• Personenbezogene Daten der Kunden werden automatisch oder manuell verarbeitet und können an Mitarbeiter der Gesellschaft zugänglich gemacht werden, wenn dies zur Erfüllung ihrer Arbeitspflichten erforderlich ist, und weiterhin an Auftragsverarbeiter, mit welchen die Gesellschaft einen Vertrag über die Verarbeitung personenbezogener Daten geschlossen hat, ggf. an weitere Personen gemäß entsprechenden Rechtsvorschriften.

Empfänger und Auftragsverarbeiter

• Personenbezogene Daten können zur Erfüllung der oben beschriebenen Zwecke neben der Gesellschaft und deren Mitarbeitern auch von Auftragsverarbeitern verarbeitet werden, basierend auf einem gemäß Rechtsvorschriften geschlossenem Vertrag über die Verarbeitung personenbezogener Daten.
• Die Verarbeitung personenbezogener Daten können für die Gesellschaft ausschließlich Auftragsverarbeiter oder Verantwortliche durchführen, wobei die organisatorische und technische Sicherstellung dieser Daten zu gewährleistet und der Zweck der Verarbeitung festgelegt ist. Die Auftragsverarbeiter dürfen die Daten jedoch nicht für andere Zwecke verwenden.
• Die Auftragsverarbeiter und gemeinsame Verantwortliche der personenbezogenen Daten der Gesellschaft sind folgende Kategorien von Dritten: Reisebüros, Buchungsportale, Transportunternehmen, externe medizinische Laboratorien, externe Ärzte, IT-Firmen und weitere zusammenhängende Dienste.
• Personenbezogene Daten der Kunden können auf gesetzliche Anforderung an Dritte übergeben werden, die über gesetzliche Befugnis verfügen, die Übergabe personenbezogener Daten zu fordern.
• Die Gesellschaft kann personenbezogene Daten ihrer Kunden auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes bei Erfüllung gesetzlicher Bestimmungen gemäß DSGVO übermitteln, insbesondere auf der Grundlage von geschlossenen Standardvertragsklauseln der EU, auf der Grundlage Ihrer ausdrücklichen Zustimmung oder wenn es zum Vertragsabschluss mit Ihnen oder Vertragserfüllung in Ihrem Interesse ist.  

Cookies

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Kundenrechte in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten

• Der Kunde kann alle unten angeführten Rechte geltend machen, die ihm die Datenschutzrichtlinie ermöglicht:

• Fristen, Überprüfung der Identität
  • Die Gesellschaft reagiert auf jeglichen Antrag der Kunden in Bezug auf seine Rechte ohne unnötige Verzögerungen, höchstens innerhalb eines Monats nach Erhalt des Antrags. Diese Frist kann angesichts der Komplexität oder der Anzahl der Anträge um zwei Monate verlängert werden, worüber der Kunde informiert wird. Im Falle von schwerwiegenden Anträgen (z.B. Datenübertragung oder Löschung), ist die Gesellschaft berechtigt, die Identität des Kunden zu überprüfen (z.B. beglaubigte Unterschrift des Kunden auf dem Antrag, E-Mail mit elektronischer Unterschrift oder telefonische Überprüfung).

Wirksamkeit

Diese Informationen treten am 1. 1. 2019 in Kraft.

Kontaktperson für den Datenschutz

Hotel ULRIKA s.r.o.
Sadová 875/16
360 01 Karlovy Vary

Telefon: +420 353 243 111
Email: gdprspa-ulrika [emailtecka] cz (gdpr[at]spa-ulrika[dot]cz)